INFORMATIVA

RESA AI SENSI DELL'ART. 13 REG. UE 2016/679 (GDPR) e s.m.i.

Iscrizione e partecipazione all'evento

Gentile Interessato,

con il presente documento Home Fragrance Italia S.r.l. Le fornisce informazioni sulle caratteristiche e le modalità del trattamento dei Suoi dati personali raccolti tramite il modulo di iscrizione all'evento, ai sensi e per gli effetti delle disposizioni del GDPR nonché del Codice Privacy ad oggi ancora vigenti.

Ogni trattamento che verrà effettuato dei Suoi dati personali sarà improntato ai criteri di liceità, correttezza e trasparenza.

1. IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE

Il Titolare del trattamento (di seguito anche "Titolare" e/o "Società") è Home Fragrance Italia S.r.l., con sede legale in 20881 – Bernareggio (MB), Via Del Commercio 28, P.IVA 12886810154, nella persona del legale rappresentante pro tempore, contattabile, oltre che c/o la sede legale predetta, ai seguenti recapiti:

tel: +39 039 9220979

e-mail: info@millefiorimilano.com

PEC: millefiorisrl@legalmail.it

2. TIPOLOGIA DEI DATI SOGGETTI A TRATTAMENTO

Il Titolare tratta esclusivamente i dati personali da Lei conferiti mediante la compilazione del form di iscrizione, e in particolare:

nome;

cognome;

indirizzo e-mail;

numero di cellulare.

Nel rispetto del principio di minimizzazione (art. 5, par. 1, lett. c, GDPR), i dati richiesti sono unicamente quelli adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alla finalità di gestione dell'iscrizione.

3. DEFINIZIONE DI TRATTAMENTO

Ai sensi dell'art. 4 (2) del GDPR per "Trattamento" si intende "qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione".

4. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

I Suoi dati personali sono raccolti e trattati esclusivamente per le seguenti finalità:

a)     Gestione della richiesta di iscrizione all'evento, verifica della disponibilità dei posti, conferma della registrazione e invio delle comunicazioni organizzative e logistiche strettamente connesse allo svolgimento dell'evento (es. conferma di avvenuta iscrizione, indicazioni su luogo e orario, eventuali variazioni o annullamento).

La base giuridica che legittima tale attività è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato e/o esecuzione del contratto di partecipazione all'evento, art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

b)    Adempimento di obblighi previsti da leggi, regolamenti, normativa nazionale e sovranazionale, ovvero disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate.

Base giuridica: adempimento di un obbligo legale – art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.

c)     Ove necessario, tutela dei diritti del Titolare in sede giudiziale o stragiudiziale in relazione all'evento.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare,  art. 6, par. 1, lett. f), GDPR

Non è richiesto il Suo consenso per le finalità sopra indicate, in quanto il trattamento è necessario per dare esecuzione alla Sua richiesta di iscrizione e ai conseguenti adempimenti, nonché per consentire al Titolare l'adempimento di obblighi di legge.

Riprese audio/video e fotografie. Nel corso dell'evento non sono effettuate riprese o fotografie sulla base dei dati qui raccolti; qualora, per la pubblicizzazione dell'evento, il Titolare intendesse effettuare riprese audio, video o fotografie dei partecipanti, ne sarà data preventiva e separata informativa in loco, con acquisizione di apposito e distinto consenso ove richiesto.

5. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento avverrà con strumenti elettronici e informatici e, ove necessario, in modalità cartacea (es. lista dei partecipanti in fase di accredito).

Il trattamento è svolto dal Titolare e dai collaboratori e/o dipendenti del Titolare in qualità di soggetti autorizzati al trattamento, dall'amministratore di sistema, nonché dai responsabili del trattamento specificamente individuati per iscritto ai sensi dell'art. 28 GDPR, nell'ambito delle rispettive funzioni ed in conformità alle istruzioni impartite dal Titolare, con impiego di misure tecniche e organizzative idonee a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati trattati (artt. 24, 25 e 32 GDPR).

I trattamenti effettuati sono improntati ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.

I Suoi dati non sono soggetti ad alcun processo decisionale automatizzato né a profilazione ai sensi dell'art. 22, par. 1 e 4, GDPR.

6. PERIODO DI CONSERVAZIONE

Nel rispetto del principio di limitazione della conservazione (art. 5, par. 1, lett. e, GDPR), i dati sono conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati.

Decorsi tali termini i dati saranno cancellati o anonimizzati in modo irreversibile.

7. DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

I dati personali da Lei forniti possono venire a conoscenza del Titolare, dei soggetti autorizzati al trattamento e dei responsabili del trattamento nominati ai sensi dell'art. 28 GDPR. In particolare, i dati potranno essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari, la cui attività è necessaria per la gestione dell'iscrizione e lo svolgimento dell'evento:

-        fornitore del servizio di hosting del sito web e di gestione del form di iscrizione;

-        fornitori di servizi di posta elettronica e di piattaforme di gestione delle registrazioni agli eventi;

-        società di assistenza software e hardware e amministratori di sistema;

-        soggetti incaricati dei servizi di accoglienza, accredito e sicurezza presso la location dell'evento;

-        consulenti interni e/o esterni che eroghino prestazioni funzionali, derivanti o connesse alle finalità sopra descritte, individuati per iscritto ed ai quali sono state impartite specifiche istruzioni scritte con riferimento al trattamento dei dati personali;

-        società o professionisti per la tutela giudiziale o stragiudiziale dei diritti del Titolare;

-        soggetti pubblici e Autorità cui la comunicazione sia dovuta in forza di obblighi di legge.

L'elenco aggiornato e nominativo dei responsabili del trattamento e dei destinatari può essere richiesto in qualunque momento al Titolare ai recapiti indicati al punto 1.

I dati non saranno oggetto di diffusione, salvo Sua specifica richiesta scritta o preciso ordine dell'Autorità Giudiziaria/obbligo normativo. In particolare, l'elenco dei partecipanti non sarà pubblicato né comunicato ad altri partecipanti o a terzi per finalità commerciali.

8. TRASFERIMENTO DEI DATI ALL'ESTERO

I dati raccolti sono trattati, in via ordinaria, all'interno dello Spazio Economico Europeo.

Qualora, in ragione dell'utilizzo di servizi informatici e di piattaforme di gestione delle iscrizioni, si rendesse necessario il trasferimento dei dati verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali, il Titolare assicura che il trasferimento avverrà esclusivamente nel rispetto degli artt. 44 e ss. del Regolamento, ossia in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione europea oppure di adeguate garanzie, quali le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea o altri strumenti legali previsti dalla normativa, unitamente a misure supplementari ove necessarie. Copia di tali garanzie può essere richiesta al Titolare ai recapiti sopra indicati.

9. LUOGO DI CONSERVAZIONE FISICA DEI DATI RACCOLTI IN MODALITÀ CARTACEA

Gli eventuali supporti cartacei (es. lista di accredito) sono conservati presso la sede legale della Società, in ambienti ad accesso controllato.

10. DIRITTI DELL'INTERESSATO

La normativa Le conferisce l'esercizio degli specifici diritti elencati agli artt. da 15 a 22 del GDPR, e in particolare:

diritto di accesso (art. 15): ottenere dal Titolare la conferma dell'esistenza o meno di propri dati personali e la loro messa a disposizione in forma intelligibile, con informazioni su finalità, categorie di dati, destinatari, periodo di conservazione e origine dei dati;

diritto di rettifica (art. 16) e aggiornamento dei dati inesatti o incompleti;

diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio", art. 17);

diritto di limitazione del trattamento (art. 18);

diritto alla portabilità dei dati (art. 20), con riferimento ai dati trattati sulla base del contratto o del consenso, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;

diritto di opposizione (art. 21), per motivi connessi alla Sua situazione particolare, ai trattamenti fondati sull'art. 6, par. 1, lett. e) o f), GDPR;

diritto di revoca del consenso, ove il trattamento sia in futuro fondato sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca;

Le richieste relative all'esercizio dei predetti diritti possono essere indirizzate al Titolare del trattamento, ai recapiti indicati al punto 1, senza particolari formalità o, in alternativa, utilizzando il modello reperibile sul sito del Garante per la protezione dei dati personali. Il Titolare fornirà riscontro senza ingiustificato ritardo e, comunque, entro un mese dal ricevimento della richiesta, prorogabile di ulteriori due mesi nei casi di particolare complessità, ai sensi dell'art. 12, par. 3, GDPR.

Ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia n. 11 – 00187 Roma, www.gpdp.it), ai sensi dell'art. 77 GDPR, qualora ritenga che il trattamento violi la normativa applicabile, ovvero di adire l'Autorità giurisdizionale competente ai sensi dell'art. 79 GDPR.

11. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL RIFIUTO

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nel form di iscrizione (nome, cognome, indirizzo e-mail) costituisce requisito necessario per la conclusione e l'esecuzione del rapporto di partecipazione all'evento: il rifiuto o il mancato conferimento, in tutto o in parte, di tali dati comporta l'impossibilità di perfezionare l'iscrizione e di consentirLe la partecipazione all'evento.

Il conferimento di eventuali ulteriori dati non contrassegnati come obbligatori è facoltativo e il mancato conferimento non produce alcuna conseguenza sulla Sua iscrizione.

Luogo e data ultima modifica: Bernareggio, 11/09/2026